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Automação de Propostas: Crie e Envie Propostas Automaticamente Com Proposeful + Zapier

aprenda a conectar o Proposeful ao Hubspot CRM, Salesforce, Pipedrive e milhares de ferramentas para criar uma rotina de automação de proposta comercial rapidamente

Um software de automação de propostas comerciais é uma ferramenta poderosa para times de venda que buscam economizar tempo, responder leads mais rápido e manter os dados de suas ferramentas de vendas sincronizados.

Neste tutorial, você aprenderá como usar o Zapier para criar e customizar propostas automaticamente no Proposeful com dados de seu CRM (Hubspot, Pipedrive, Salesforce e muitos outros) e de milhares de outras ferramentas.

Por Que Usar a Automação de Propostas No Proposeful?

O Proposeful é a ferramenta perfeita para automação de propostas comerciais. Por suas propostas serem online, você consegue facilmente criar propostas novas e modificá-las com dados de ferramentas de vendas e gestão de equipes.

Nossa automação de propostas também permite que você atualize automaticamente suas ferramentas com atividades das suas propostas. O Proposeful rastreia cada acesso às suas propostas e pode enviar esses dados para seu CRM, por exemplo, quando uma proposta é acessada ou quando seu cliente aceita uma proposta.

Isso torna a automação de propostas uma ferramenta muito útil para agilizar o trabalho da sua equipe de vendas.

O Que É Zapier? É Gratuito?

Zapier é uma ferramenta que permite conectar diferentes aplicativos e automatizar tarefas. O Zapier é gratuito para integrações simples e volumes pequenos.

Aqui estão alguns exemplos de automações de propostas que você pode fazer com uma conta gratuita no Zapier e o Proposeful:

  1. Criar uma proposta e personalizá-la automaticamente com dados do CRM quando uma negociação chega em um certo estágio;
  2. Adicionar produtos a uma proposta quando uma negociação é atualizada no CRM;
  3. Marcar uma negociação como Ganha no seu CRM quando uma proposta é aceita;

Como Conecto o Proposeful ao Zapier?

Primeiro, faça login na sua conta do Proposeful. Selecione “Integrações” e você verá uma caixa dedicada à integração com Zapier.

Conecte o Proposeful ao Zapier para começar sua automação de propostas.
Clique em “Conectar ao Zapier” para começar.

Clique em “Conectar ao Zapier” e você será levado ao Zapier, onde precisará estar logado na sua conta do Zapier. Desça a tela e você verá o botão “Accept Invite and Build a Zap” (Aceitar Convite e Criar um Zap). Clique nele para adicionar o Proposeful à sua lista de apps no Zapier.

Aceite o convite no Zapier para construir sua automação de propostas
Clique no botão para adicionar o Proposeful à sua lista de apps no Zapier.

Você verá a tela abaixo, onde poderá começar a criar sua integração em alguns passos simples. Não se preocupe se isso tudo for novo para você, o guia abaixo explicará passo a passo o processo.

Aprenda a criar sua automação de propostas com Zapier em alguns passos
Vamos construir sua primeira integração!

Como Funciona a Automação de Propostas no Zapier?

O Zapier possui dois tipos de conexão principal:

  1. Triggers (Gatilhos) são eventos que acontecem em aplicativos – como quando uma nova negociação é criada no seu CRM ou você recebe um novo email no Gmail. Esses gatilhos chamam o Zapier e enviam informações para ele;
  2. Actions (Ações) são coisas que acontecem nos aplicativos – como criar uma proposta no Proposeful ou marcar uma negociação como ganha no seu CRM.

Para tornar esse tutorial de automação de propostas o mais intuitivo o suficiente, vamos criar um exemplo de integração juntos.

Exemplo: Como Criar Propostas Automaticamente Quando um Negócio Chega em um Estágio No Hubspot CRM

Este é um exemplo muito comum de automação de proposta comercial que permite que você customize propostas no Proposeful com dados do seu CRM automaticamente assim que uma negociação chegar em um certo estágio.

Se você não usa o Hubspot CRM, não se preocupe. Você pode seguir este guia e usar os mesmos conceitos para criar sua integração.

Para este exemplo, nós teremos um gatilho sendo disparado quando uma negociação atinge um estágio no Hubspot CRM e depois temos uma ação para criar uma proposta no Proposeful. Você pode construir uma integração como esta usando a conta gratuita do Zapier.

Primeiro, selecione “Choose App” (Escolher Aplicativo) clicando na caixa de seleção e pesquisando por Hubspot.

A automação de proposta é composta de diversos passos
Selecione Hubspot para o primeiro passo.

Agora, selecione o gatilho apropriado: “New Deal in Stage” (Nova Negociação no Estágio):

Esse gatilho é disparado quando uma negociação atinge o estágio selecionado.

Clique “Continuar” e você precisará autorizar o Zapier a acessar sua conta no Hubspot. Basta clicar na caixa de seleção e em “Add new account”. Uma janela irá abrir solicitando que você faça login no Hubspot. Depois disso, clique em continuar para ir para o próximo passo.

Após logar no Hubspot, clique em Continue.

Agora você precisará selecionar o Pipeline e o Deal Stage. Quando uma negociação chegar nesse estágio, o Zapier será avisado em até 30 minutos e receber os dados da negociação (título da negociação, dono da negociação, etc.). Você poderá, então, usar esses dados para personalizar sua proposta no Proposeful.

Selecione o pipeline e estágio da negociação que irão disparar a integração.

Após isso, clique em “Continue”, o Zapier irá convidar você a testar esta etapa. Você precisará ter uma negociação no pipeline e estágios que selecionou para que o Zapier possa pegar os dados dela.

Clique “Test & Continue” para puxar os dados e testar a integração.

Se você ver uma mensagem de erro como a abaixo, significa que o Zapier não conseguiu encontrar nenhuma negociação nesse pipeline e estágio específicos:

Se o teste falhar, mova uma negociação para o estágio selecionado e teste novamente.

Para resolver isso, vá para sua conta no Hubspot e mova uma negociação para o estágio apropriado para disparar o gatilho. Mesmo que exista uma negociação lá, talvez seja necessário mudar o estágio dela e voltá-la novamente para o estágio da integração para que seja reconhecida.

Mova uma negociação para o estágio selecionado no Hubspot e o Zapier poderá puxar os dados dela.

Clique “Retest & Continue” no Zapier e o teste deve funcionar.

Pronto! Você criou um gatilho que chamará o Zapier toda vez que uma negociação chegar naquele estágio. Agora, precisamos instruir o Zapier a fazer algo quando isso acontecer.

Para continuar nosso exemplo, você precisará adicionar uma segunda etapa à integração e avisar o Proposeful para criar uma nova proposta. Para começar, clique no ícone azul de + abaixo da primeira etapa no Zapier:

Clique em + para adicionar novas etapas à integração.

Pesquise por Proposeful e clique nele na lista de aplicativos:

Encontre o Proposeful e selecione ele para iniciar a etapa 2.

Selecione a ação “Clone and Publish a Proposal” (Clonar e Publicar Proposta). Isso irá permitir que você selecione uma proposta existente, clone ela, customize ela e a publique para que seu cliente possa acessar. Você pode, opcionalmente, enviar sua proposta automaticamente por email.

Selecione a ação “Clone and Publish a Proposal”.

Clique “Continue”. Você precisará conectar o Zapier à sua conta do Proposeful. Clique na caixa de seleção e em “Add new account”. Uma janela irá abrir solicitando sua Chave de API do Proposeful.

O Zapier precisa da sua Chave de API do Proposeful API Key, que pode se encontrada aqui.

Sua Chave de API do Proposeful pode ser encontrada no menu Integrações. Faça log in no Proposeful e clique em “Integrações” no menu da esquerda. Você verá sua Chave de API:

Your API Key allows Zapier to do proposal automation tasks
Copie sua Chave de API do Proposeful.

Copie esta Chave de API e cole ela no Zapier. Isso irá autenticar você e permitirá seguir para o próximo passo.

Você precisará selecionar a proposta que quer usar como base na sua proposta. Clique na caixa de seleção e o Zapier irá mostrar uma lista das suas propostas recentes:

Selecione a proposta que você quer usar como modelo para sua nova proposta.

Se você não ver a proposta que deseja usar na lista, vá até o Proposeful e duplique sua proposta. Isso fará com que a proposta apareça no topo da lista de propostas recentes. Você talvez tenha que ir para o passo anterior para atualizar essa lista.

Após selecionar a proposta, você pode customizar o título da nova proposta e outras informações. Você pode usar dados de etapas anterior (no nosso exemplo, da negociação no Hubspot) para customizar propostas, assim:

Você pode usar dados de etapas anteriores do Zapier, como nome de cliente e endereço de email, para customizar sua proposta.

Após isso, você pode customizar as variáveis que você adicionou na sua proposta e substituí-las por dados do Hubspot. Apenas digite o nome da variável na esquerda (mantenha as tags %! !% intactas) e adicione o valor pelo qual deseja substituir na direita, assim:

Customize sua propostas com a mecânica de variáveis da nossa automação de propostas
Você pode automaticamente substituir variáveis das suas propostas por dados vindos do Hubspot.

Agora, você pode adicionar produtos à sua proposta. Se você marcar “Copy Products to New Proposal?” (Copar Produtos Para a Nova Proposta) como “True”, os produtos da proposta original serão copiados para a nova proposta.

Se você preferir adicionar produtos manualmente, você pode usar os campos “Insert Products”. Na esquerda, digite o nome do produto. Se um produto com esse nome não for encontrado na sua conta do Proposeful, um produto será criado. Na direita, digite o valor de cada produto ou use a informação que vem do Hubspot, como mostrado abaixo:

Você pode optar por copiar produtos da proposta base para a nova proposta ou adicioná-los manualmente como mostrado acima.

Agora, você pode selecionar um “Folder Name” (Nome da Pasta) para adicionar a nova proposta a uma pasta do Proposeful. Se uma pasta com esse nome não existir, uma nova pasta será criada.

O campo “Client Identifier” (Identificador do Cliente) pode ser preenchido com um nome ou email.

Selecione o nome da pasta e o nome do cliente. Ambos são opcionais.

Por fim, para completar nossa automação de proposta comercial, você pode optar por enviar sua proposta automaticamente por email para seu cliente ou para o responsável pela venda. Isso é útil quando você precisa que alguém da sua empresa aprove uma proposta antes de enviá-la para o cliente, por exemplo.

Como exemplo, vamos enviar a proposta pro email de alguém que precise revisá-la. A tag %PROPOSAL_URL% será substituída pelo link da proposta que está sendo criada.

A automação de proposta comercial do Proposeful permite enviar propostas por email automaticamente
You can optionally send proposals by email directly to the client or to someone in your organization that needs to review them.

Clique em “Continue” para completar esta etapa. Para finalizar, clique em “Test & Continue” para testar a integração. Uma nova proposta será criada na sua conta do Proposeful para testar se tudo está funcionando.

Clique Test & Continue para finalizar esta etapa.

Pronto! Agora você pode ativar sua integração clicando no botão abaixo.

Clique para ativar sua integração!

Pronto! O Zapier irá automaticamente criar, personalizar e enviar suas propostas sempre que uma negociação atingir o estágio selecionado no Hubspot CRM.

Você agora sabe tudo que precisa para usar o Zapier e o Proposeful para automação de propostas comerciais. Você pode adicionar mais etapas à sua integração se possuir um plano pago no Zapier e usar os mesmos conceitos acima para criar integrações com outras ferramentas.

Pronto Para Iniciar Sua Automação de Propostas Comerciais?

Nossa integração com o Zapier está disponível para todo cliente do Proposeful. Se você precisar de apoio com sua integração, abra um chamado de suporte no menu Suporte da sua conta do Proposeful.

Se você ainda não usar o Proposeful para enviar suas propostas, você pode começar hoje clicando nos botões abaixo.

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