Sistema Kanban Online Qual o Melhor Software de 2016

Kanban é uma metodologia de gestão de trabalho focada no conceito de “just in time” – bem a tempo – onde procurasse priorizar tarefas e organizar a fluxo de trabalho de uma forma mais produtiva.

O conceito de Kanban surgiu no Japão durante o Toyotismo (lembra dessa matéria na escola?) e foi criado com a intenção de manter altos níveis de produtividade e evitar desperdícios. Esse conceito surgiu na mesma época – e está muito ligado – ao de manufatura enxuta.

O Sistema Kanban

A ideia por traz do Kanban é elegantemente simples. Kanban significa literalmente “quadro” em japonês e ele é, de fato, a peça primordial do sistema Kanban.

Quando aplicado no desenvolvimento de sistemas, organiza-se o quadro Kanban em diversas colunas, que representam as etapas do ciclo de produção, desde ideia até implementação. Cada tarefa é normalmente representada por um cartão, que deve ser movido da primeira até a última coluna, respeitando-se algumas regras.

O sistema Kanban não prescreve regras específicas. Apesar disso, a maioria das implementações adota algumas regras para ajudar a fazer com que a adoção do sistema Kanban seja mais bem sucedida. Algumas regras comuns são:

• Cada cartão só pode ser movido para a coluna imediatamente à direita ou à esquerda da atual.
• Cada coluna possui um número restrito de cartões que podem estar alocados nela a qualquer momento.
• Para mover um cartão de coluna, é preciso que haja espaço disponível na coluna em questão.
• Cartões só podem ser adicionados na primeira coluna e se solicitados pelo(s) cliente(s).

Os benefícios dessas regras e do uso do sistema Kanban no ciclo de produção são, mais notavelmente, permitir que toda a equipe tenha uma visão completa do processo e forçar o trabalho entre todos os envolvidos para que nenhuma parte atrase a outra.

Kanban Online é uma boa escolha?

Tradicionalmente feito com quadros físicos e blocos post-it, existem agora diversos sistema Kanban online. Para muitos, o quadro física ainda é mais atraente por servir como um lembrete constante a todos do trabalho que está sendo feito e de seu papel na equipe.

Usar um sistema Kanban Online, entretanto, tem outras vantagens que um quadro físico não possui. Primeiramente, poder ser acessado por todos os membros da equipe e até por clientes a qualquer momento. Um sistema Kanban online também é mais barato e torna mais fácil editar e mover os cartões.

Para quem está em busca de um software Kanban online, reunimos aqui as melhores opções atuais em 2016 e mostraremos como cada sistema funciona e quais as suas vantagens.

Também vamos analisar os preços e para quais tipos de projeto cada sistema é mais indicado para que você possa decidir qual software Kanban online é o melhor para sua equipe.

1. Backlogged

O Backlogged oferece um sistema Kanban online para gestão de projetos especialmente desenhado para desenvolvedores freelancer e pequenas equipes. Cada projeto recebe um quadro único, onde cartões representam tarefas que podem ser incluídas e movimentadas livremente.

O sistema Kanban do Backlogged conta com quatro colunas: “Pendente”, “Aguardando”, “Executando” e “Concluído”. Cada tarefa – ou história – é representada por uma etiqueta.

Todas as tarefas que ainda não foram iniciadas ficam agrupadas na primeira coluna. As tarefas que estão congeladas ficam na próxima. As que estão sendo trabalhadas na coluna executando e as finalizadas na última.

O sistema Kanban online do Backlogged também permite cooperar com outros membros da equipe. As tarefas possuem estimativas de data, horas de produção e podem ser associadas a pontos de história, para quem usa a metodologia SCRUM. É um dos poucos sistemas Kanban que permite uma fácil associação de pontos sem forçar uma metodologia específica.

Para quem quer simplificar, a ferramenta ainda ajuda na estimativa de tempo de produção utilizando um contador de esforço inspirado nas metodologia ágeis, com 6 estimativas pré-programadas que vão de 30 minutos a 16 horas. No modo avançado, as horas e pontos são de inserção livre.

O mais legal do Backlogged é que ele se adequa à forma como você trabalha. E mesmo quem é iniciante no sistema Kanban consegue se entender com a interface amigável e intuitiva.

O Backlogged ainda possui uma função cronômetro embutida para você acompanhar seu desempenho. É só clicar no ícone ele começará a rastrear seu tempo em uma tarefa. Quando finalizar, você pode salvar seu tempo e atualizar o Kanban automaticamente.

Os dados do quadro Kanban online também podem ser automaticamente importados para uma proposta, caso esteja fazendo o projeto para um cliente. O Backlogged calcula automaticamente o preço mínimo para seu projeto com base no esforço estimado para o projeto.

Preço: R$ 39/mês até 3 usuários.

Vantagens:

• Intuitivo e com um layout de fácil compreensão.
• Integração para equipes com fácil visualização das próximas tarefas.
• Integração entre etapas do projeto e gestão de orçamento.
• Único sistema Kanban online que possui opção de atribuir pontos nas tarefas para uso com metodologias ágeis.
• Layout responsivo funciona bem em celulares e tablets.

Limitações:

• Não é possível adicionar novas colunas ou regras ainda.
• Não está disponível um aplicativo mobile, apesar de ser acessível pelo celular.

Ideal para quem:

• Desenvolvedores freelancer e agências.
• Trabalha sozinho ou em uma equipe pequena.
• Quer conhecer o sistema Kanban e aplicar ele a seus projetos.
• Quer organizar o trabalho todo em um lugar só.
• Utiliza SCRUM e metodologias ágeis.

2. Trello

O Trello tem como proposta “organizar tudo”. É um sistema Kanban online que não é específico para negócios e busca ajudar pessoas a organizar melhor, desde o projeto da escola até a reforma da casa.

O sistema Kanban do Trello vem com algumas colunas de exemplo e permite criar novas conforme a faça sentido em cada projeto. É preciso um pouco de criatividade mas, quando bem usada, é uma ferramenta muito útil.

As tarefas, os cartões do sistema Kanban, ficam dispostas nas colunas e podem ser movidas livremente. Cada tarefa pode estar associada a certos participantes e ter identificações por cores.

O layout é agradável e funciona bem em telas grandes. O Trello ainda possui aplicativos para Android e iOS para acompanhar seu sistema Kanban de qualquer lugar.

O software permite anexar arquivos até 10Mb no plano gratuito. Para quem quiser customizar os quadros, enviar arquivos maiores ou tiver um time muito grande, o preço do Trello começa em U$ 5,00 por usuário/mês.

Preço: Gratuito com versão paga disponível que permite maior customização.

Vantagens:

• Flexibilidade e layout agradável.
• Associação de arquivos com cartões.
• O simpático mascote Taco.

Limitações:

• Não é focado em negócios e não permite uma visualização do esforço de tarefas.
• Não permite adicionar regras para as colunas.

Ideal para quem:

• Quer um sistema Kanban online para projetos pessoais.
• Precisa utilizar o sistema no celular.

3. KanbanFlow

O KanbanFlow é um software Kanban online para profissionais que permite maior flexibilidade na organização das colunas, tarefas e regras de fluxo de cartões.

As tarefas podem receber cores e estar associadas a participantes de cada projeto. Os participantes podem marcar que estão trabalhando em uma tarefa e acompanhar seu tempo gasto com um cronômetro embutido.

A interface é razoavelmente intuitiva mas peca um pouco em usabilidade. As vezes se mostra um pouco engessada e é difícil localizar algumas funções. Entretanto, é muito completo em termos de personalização.

O KanbanFlow é gratuito porém para a versão gratuita não funciona tão bem para projetos grandes. As versões pagas começam a partir de US$ 5,00 por usuário/mês e permitem pesquisar e organizar melhor tarefas, subir arquivos, fazer e exportar backups, entre outras diversas funcionalidades.

Preço: R$ 15,00 por usuário/mês com versão gratuita disponível.

Vantagens:

• Implementação de restrições e regras nas colunas.
• Cronômetro de tarefas.

Limitações:

• Visual engessado e nem sempre muito intuitivo.
• Não possui aplicativo mobile.
• A visualização é prejudicada quando há muitas tarefas ou participantes.

Ideal para quem:

• Já conhece o sistema Kanban e quer estabelecer regras e limites.
• Está migrando de um quadro Kanban físico e quer manter a mesma flexibilidade.

4. Kanban Tool

O Kanban Tool é um dos sistemas Kanban online mais conhecidos e traz grandes nomes em sua lista de usuários. A ferramenta conta com tudo que uma equipe experiente com Kanban poderia querer, de customizar colunas e regras até anexar arquivos e criar cartões por e-mail.

O quadro do Kanban Tool é enorme e fácil de acompanhar. A interface é limpa, sem muitos detalhes, mas intuitiva. Para quem quer acessar do celular, más notícias. Não há aplicativos mobile disponíveis e o layout não se adapta bem a telas menores.

O Kanban Tool é o mais limitado da lista. Ele possui um plano gratuito para até 2 projetos e 2 pessoas e começa a partir de US$ 5,00 por usuário por mês para planos ilimitados.

Preço: R$ 15,00 por usuário/mês com demonstração gratuita até 2 projetos.

Vantagens:

• Flexibilidade total para quadros, colunas e regras.
• Visual limpo e intuitivo.

Limitações:

• Não possui aplicativo mobile e não funciona bem no celular.
• Limitado a apenas 2 quadros no plano gratuito.

Ideal para quem:

• Quer controle completo sobre o sistema Kanban.
• Não precisa utilizar no celular.

Vai implementar um sistema Kanban?

O sistema Kanban é uma forma muito inteligente e organizada de gerenciar projetos e colocar em ordem tarefas que normalmente se perderiam no boca a boca ou ficariam travadas em algum momento do processo.

Os software Kanban online que apresentamos vão ajudar você a ter uma primeira experiência com a metodologia Kanban e ver como ela afeta o trabalho de sua equipe. Se tiver dúvidas sobre como implementar o sistema Kanban em seus projetos, deixe suas perguntas nos comentários.