7 Dicas Essenciais Para Elevar a Taxa de Aceitação das suas Propostas

23 abril 2025 Propostas, Vendas

Receber um ‘não’ – ou pior, ficar no vácuo – depois de enviar uma boa proposta é algo que tira qualquer um do sério. Esse silêncio ou rejeição traz uma enxurrada de dúvidas: “Será que o preço foi alto demais?”, “A proposta não ficou clara?”, “Fiz algo errado?”

Mas, apesar de ser algo frustrante, é mais comum do que a gente imagina! Sabia que, em média, a taxa de fechamento de vendas em vários setores é de aproximadamente 20%?

Só que ninguém quer ver todo o esforço de nutrir o lead para no fim ir tudo por água abaixo… um bom vendedor vai querer estar acima da média!

Por isso, existem formas práticas de aumentar a taxa de aceitação de propostas e melhorar as vendas. Neste texto, vamos te mostrar como transformar as propostas em ferramentas poderosas de conversão. 

Como aumentar a taxa de aceitação de propostas

1. Sua proposta é fácil de entender?
2. Você entrega propostas sem qualificar o cliente?
3. Sua proposta é personalizada?
4. Você demora para enviar sua proposta?
5. Sua proposta é visualmente impactante?
6. Você envia e esquece?
7. Você motiva seu cliente a fechar negócio?

Como funciona a taxa de aceitação de propostas 

Em primeiro lugar, é preciso entender como se calcula a taxa de aceitação de propostas. Essa métrica, baseada em uma fórmula simples usada para diversas taxas, é essencial para monitorar as estatísticas da empresa e avaliar o desempenho das vendas.

Por exemplo, imagine que sua empresa enviou 40 propostas comerciais para potenciais clientes em um mês. Destas, 12 foram aceitas.

Substituindo os valores na fórmula, ficaria assim:

Com isso, vemos que a taxa de aceitação seria de 30%, ou seja, 3 a cada 10 propostas enviadas foram aceitas. E, sabendo esse número, é mais fácil na hora de avaliar a eficácia dessas propostas e ajustar a abordagem para tentar aumentar essas taxas.

A importância de saber a taxa de aceitação

Acompanhar e melhorar a taxa de aceitação é essencial para o sucesso do negócio, até porque, uma taxa mais alta reflete maior eficácia da equipe de vendas, mostrando que os esforços para converter os leads estão funcionando. 

Além disso, monitorar essa métrica permite ter uma ideia das receitas futuras com mais confiança, o que facilita o planejamento financeiro. Também, ajuda a identificar gargalos no processo de vendas, como propostas mal feitas ou com abordagens que não atendem ao que o cliente precisa, abrindo portas para melhorias no documento. 

Outro ponto é poder comparar o seu desempenho com o mercado, entendendo se a sua empresa está à frente ou precisa se adaptar para competir.

O que impacta a taxa de aceitação

Uma proposta ser aceita não depende somente do preço dela. Até porque, a proposta não é um simples orçamento – ela comunica valor ao cliente e alinha as expectativas entre as partes. 

E, não basta somente enviar uma proposta, é preciso saber o momento certo para isso. Ou seja, a solução para uma boa taxa de aceitação não é somente ter a melhor a proposta escrita, mas saber identificar se o lead está pronto para recebê-la. 

Mas é claro que ter uma proposta bem estruturada também é essencial. É um conjunto de fatores que, dominados, vão levar as taxas de aceitação para as alturas. Vamos entender cada um.

#1 Sua proposta é fácil de entender?

Esqueça os termos técnicos e dispense apresentações longas. Sua proposta precisa ser clara, objetiva, fácil de ler e entender. Ninguém vai se empolgar com um serviço se a proposta é confusa e difícil de acompanhar.

Você não precisa contar toda a história e a missão da sua empresa ou por listas extensas de funcionalidades irrelevantes para o cliente. Vá direto ao ponto, sem enrolação, aponte o que o cliente precisa saber, o que vai curar as dores dele e trazer satisfação.

Inclusive, quanto mais curta e direta a proposta, melhor. Uma pesquisa da Proposify mostrou que propostas com menos de 5 páginas têm uma taxa de fechamento de 50%. Enquanto isso, as mais longas, com cerca de 20 páginas, têm uma taxa de 35%.

Saber resumir em menos páginas ajuda a se concentrar nos pontos importantes, tornando a informação mais fácil de entender para os clientes.

Parece simples, né? Mas na prática, muitas empresas ou prestadores de serviço podem acabar se perdendo no meio do caminho e extrapolar na quantidade de informações.

Por exemplo, um erro comum que atrapalha no entendimento da proposta é adicionar muitas opções para o cliente. Ter opções tem seu lado positivo, é claro, pois significa que existe uma versatilidade; que atende a todos os gostos e necessidades.

Porém, não limitar o cliente é negativo porque pode confundi-lo e sobrecarregá-lo, levando-o a passar por uma paralisia por análise. Esse conceito, ilustrado por Esopo na fábula da raposa que, com tantas opções, hesita e falha, enquanto o gato, com uma só, escapa, e por Voltaire, que alertava contra a busca pela perfeição paralisante, mostra por que muitas escolhas travam decisões. 

Assim, torná-la difícil aumentam as chances de desistência e arrependimento. Já a satisfação diminui. Então, preze sempre pela objetividade e veja a sua taxa de aceitação aumentar.

Como melhorar:

• Use linguagem simples e direta;
• Estruture com seções claras;
• Limite as opções oferecidas;
• Mantenha a proposta curta;
• Teste a legibilidade.

#2 Você entrega propostas sem qualificar o cliente?

Propostas enviadas de forma precipitada, sem uma qualificação adequada do cliente, tendem a ser desvalorizadas, o que reduz a taxa de aceitação. Se você envia uma proposta logo após uma demonstração ou a pedido do cliente, sem aprofundar a conversa, corre o risco de nunca mais ter notícias dele.

Para aumentar a taxa de aceitação, qualifique o cliente antes de enviar a proposta. Quando ele perguntar sobre preço ou solicitar uma proposta, resista à tentação de enviá-la logo de cara. 

Em vez disso, explique que, para criar algo alinhado ao que ele precisa, é necessário entender melhor o problema e, possivelmente, conversar com outras pessoas envolvidas na decisão. 

Essa abordagem ajuda a filtrar clientes desinteressados, pois se ele recusar a conversa, é provável que não estava pronto para comprar ou não viu valor no que você oferece. E ainda, mostra que você investe tempo em criar soluções personalizadas;

Segundo o autor e especialista em vendas Aaron Ross, se você não está fechando pelo menos 50% das suas propostas, talvez você esteja sendo “fácil demais”. Por isso, vale qualificar melhor seus clientes antes de enviar a proposta. 

Como melhorar:

• Faça perguntas estratégicas;
• Identifique os tomadores de decisão;
• Valide o interesse real;
• Estabeleça critérios claros de qualificação;
• Programe uma conversa de alinhamento;
• Acompanhe sinais de engajamento.

#3 Sua proposta é personalizada?

A personalização da proposta deve ser feita assim que o lead for qualificado. Personalizar é uma das melhores formas de se destacar dos concorrentes, adaptando às necessidades, objetivos ou dores específicas do cliente.

Clientes querem se sentir únicos, não apenas mais um na sua lista. A personalização mostra atenção e interesse, reforçando a experiência deles com a sua marca e até mesmo a relação de ambos.

Por isso, reforce a individualidade do cliente em cada proposta; mostre que a solução ali oferecida foi pensada para resolver o problema dele. Por isso, escute o que ele tem a dizer, entenda o que ele precisa, como ele se comunica e traga a solução nesses moldes.

A própria linguagem usada na proposta deve seguir essa linha. Se o cliente é mais tradicional, o ideal é comunicar-se mais formalmente. Se é mais moderno, uma linguagem mais casual pode ser a pedida.

Como melhorar:

• Inclua o nome do cliente para uma introdução mais pessoal;
• Mencione algo que ele disse (ex.: “como você destacou na reunião, seu foco é X”);
• Alinhe a solução ao problema específico dele, evitando apenas copiar e colar;
• Adapte a linguagem, o tom e até o layout ao perfil de cada cliente;
• Não mencione serviços que sua empresa oferece que não sejam relevantes para o cliente, foque apenas nas necessidades que eles levantaram;
• Modelos prontos são úteis, mas não deixe de dar o seu toque.

#4 Você demora para enviar sua proposta?

Vivemos em uma era onde tudo é instantâneo. A rapidez e agilidade faz parte do nosso dia a dia em diversos setores, e quando se trata de serviços, é um dos principais fatores a serem avaliados.

Quando alguém pede uma comida em delivery, a velocidade da entrega sempre entra em pauta. Ao entrar em uma loja, a rapidez no atendimento sempre é levada em consideração. Outras tecnologias como Uber, bancos digitais e até o Pix tiveram o grande boom na popularidade justamente por isso: por serem rápidos, ou até mesmo, instantâneos.

Sabendo disso, enviar uma proposta também deve ser um processo rápido. O cliente está acostumado com esse mundo da volatilidade. Ele está falando com diversas empresas e quer ter respostas para tomar uma decisão o quanto antes.

Por isso, enviar uma proposta no timing certo mantém o interesse do cliente vivo. Se demorar muito, ele pode esfriar, encontrar outra solução ou até esquecer o contexto da conversa. 

Enviar algumas horas após o contato é muito melhor do que esperar dias – até porque se você for o primeiro a enviar, a sua proposta será a base comparativa para as próximas que o cliente receber, e as chances de aceitação serão maiores!

E isso não é um mero achismo: segundo a empresa de tecnologia Dooly, 50% dos compradores escolhem o fornecedor que responde primeiro. Agilidade no envio mostra profissionalismo e mantém o cliente engajado, aumentando a taxa de aceitação da sua proposta.

Como melhorar:

• Envie a proposta em até 24 horas após ela ser solicitada – quanto antes melhor;
• Se possível envie via Whatsapp para facilitar a comunicação e os próximos passos;
• Se precisar de tempo para elaborar a proposta, explique o motivo de forma clara e diga a seu cliente quando ele deve esperar receber a sua proposta;
• Use modelos prontos, que permitem personalizar a proposta mais rápido;
• Automatize processos.

#5 Sua proposta é visualmente impactante?

Assim como a agilidade é um grande responsável pela percepção do cliente sobre um produto ou serviço, o visual também tem um grande peso. É o famoso ditado “a primeira impressão é a que fica”

O que chama mais atenção: uma proposta com texto corrido, feita no Word, monótona; ou uma proposta com layout atraente, bem estruturada, dividida em seções claras, com gráficos e imagens que valorizam sua mensagem?

Para ter ideia, uma proposta com uma capa visualmente atraente converte 45% melhor do que uma sem, segundo o Journal Of Marketing. As pessoas nunca vão deixar de julgar o livro pela capa!

Até porque, uma proposta bem trabalhada reflete a identidade única da empresa e evidencia processos bem definidos, como um fluxo claro de criação, revisão e entrega. Esse cuidado reforça que a empresa é sólida, confiável e organizada, gerando ainda mais confiança no cliente.

Além disso, essa organização visual também colabora com um ponto que já comentamos aqui, que é o de facilitar a leitura. E, no fim, uma proposta bem elaborada assim se destaca entre as muitas que o cliente recebe, tornando-se mais memorável e impulsionando a taxa de aceitação.

Como melhorar:

• Inclua elementos visuais variados, como imagens de projetos anteriores, fotos da equipe, depoimentos, gráficos, casos de sucesso ou até vídeos;
• Use cores estrategicamente, que reforçam a identidade visual sua e dos clientes;
• Organize a proposta em seções com títulos destacados e margens amplas;
• Peça feedback de colegas ou clientes sobre o design da proposta;
• Adapte modelos prontos à sua identidade visual para criar um layout impactante.

#6 Você envia e esquece?

Nada de enviar a proposta e ficar esperando o cliente responder! Muitos não respondem as propostas por esquecimento ou até indecisão. Então, se você só enviar e não entrar mais em contato, pode ser que fique sem resposta alguma porque seu concorrente foi mais proativo que você e levou a venda.

Por isso é essencial fazer o follow-up – que nada mais é do que fazer um acompanhamento após o envio da proposta. 

O ideal é realizar o primeiro acompanhamento após 24 horas do envio da sua proposta, pois os representantes de vendas que assim fazem, contam com uma taxa de resposta de 25%, cerca de 5x maior do que quem deixa para fazer após 1 dia ou mais. 

Veja o gráfico abaixo:

Além disso, mais do que um lembrete, o follow-up é a chance de remover obstáculos que impedem o cliente de dizer “sim”. É nessa hora que o trabalho de um closer se torna essencial.

Closer é o profissional que vai identificar as barreiras – como dúvidas sobre preço, receio de escolher a solução errada ou necessidade de mais informações – e transformá-las em oportunidades.

Por exemplo, um cliente pode hesitar porque não entendeu o valor da sua oferta ou está comparando com concorrentes. Um bom follow-up, como um closer faria, envolve perguntar: “Qual parte da proposta gerou dúvidas?” ou “Posso compartilhar como resolvemos um problema parecido para outro cliente?”. Essas perguntas abrem espaço para falar sobre essas preocupações e reforçar a confiança.

E nessas horas a consistência é a sua melhor amiga. Ainda segundo a Yesware, 80% das vendas exigem cinco follow-ups após o contato inicial – a recomendação é seis a sete em um período de três semanas.

A maioria dos vendedores (44%) costuma desistir após a primeira tentativa e a minoria (8%) fazem cinco ou mais follow-ups. 

Como melhorar:

• Mantenha a consistência durante o período de 3 semanas,enviando cerca de 7 follow-ups;
• Não envie mensagens muito longas;
• Questione as dúvidas e objeções do cliente;
• Faça o primeiro acompanhamento após 24h
• Envie e-mails de acompanhamento após não receber resposta e um de “término” caso acabe o período ainda sem respostas;
• Envie sua proposta online para saber quando seu cliente acessou e ver o tempo que permaneceu em cada parte da proposta. Assim, você tem mais informações para fazer seu follow-up.

#7 Você motiva seu cliente a fechar negócio?

Outra estratégia é criar a sensação de que agir rápido traz vantagens, ressaltando o famoso “Fear Of Missing Out” (medo de perder). Sem urgência, o cliente pode ficar adiando a decisão, e sem mostrar o valor da sua proposta de forma clara, ele não vê motivo para escolher você. 

Trazer esses benefícios diferencia sua proposta da concorrência e aumenta a motivação e desejo do cliente em escolher o seu serviço.

Algo que pode ser feito para incentivar o cliente a agir é incluir na proposta um roteiro de resultados que mostre o que ele ganha logo após fechar com você. Por exemplo, detalhe os primeiros passos (como uma implementação rápida ou um benefício inicial) e associe a prazos curtos, como “em 7 dias, você já verá [resultado X]”. 

Isso cria uma conexão e desejo pelo sucesso iminente, reduzindo a percepção de risco e motivando a decisão, pois dá uma direção prévia ao cliente.

Destaque também o que torna sua proposta única, como um bônus especial ou uma condição válida por tempo limitado. Essa exclusividade aumenta o desejo do cliente de agir rápido, enquanto você mantém o controle sobre o ritmo do funil, incentivando respostas em prazos previsíveis – e é claro, levando o aumento da taxa de aceitação das suas propostas.

Como melhorar:

• Mostre o que o cliente perde – de forma sutil;
• Use histórias de sucesso para inspirar ação;
• Ofereça um pequeno benefício imediato;
• Personalize o gatilho de urgência.

Deixe seu valor claro (antes do preço)

Bons vendedores nunca começam falando de preço. Em vez de começar falando de preços, que podem fazer seu cliente recusar por impulso, foque primeiro nos benefícios, no impacto positivo que sua solução trará e nos diferenciais que te destacam da concorrência. 

Mostre como você resolve o problema do cliente, quanto ele pode ganhar (ou economizar) e por que vale a pena confiar em você. Só então revele o preço. 

Essa abordagem ajuda a justificar o investimento, criando um contexto em que o cliente já está convencido do retorno antes de avaliar o custo – assim, o foco deixa de ser apenas “quanto vou gastar” e passa a ser “o que eu ganho com isso”.

Outro fator que auxilia no reforço do valor do seu serviço é incluir depoimentos curtos de clientes anteriores, pequenos cases de sucesso e até as logos de clientes, pois isso ajuda a gerar confiança imediata e demonstra que essa solução de fato funciona.

Invista em melhorar suas propostas

Quando se trata de aumentar a taxa de aceitação das propostas, é importante dominar os fatores que comentamos acima, pois eles são essenciais para compor uma proposta atrativa, clara e engajante.

Mas, querendo ou não, montar uma proposta de tamanha qualidade não é tão simples. É algo que vai pedir tempo, cuidado, revisão, atenção e um bom gerenciamento. Até porque ela não é só um documento qualquer que vai ser enviado: é a apresentação do seu serviço que vai ser a porta de entrada do cliente. “Enviar uma proposta” é um processo que envolve a jornada do cliente até o momento de aceitação.

Mas, cuidar de uma forma tão detalhada e dedicada, mantendo a consistência e o engajamento do cliente pede também por um ótimo gerenciamento. E, às vezes, esse é um detalhe que falta na correria do dia a dia, onde já é necessário gerenciar o trabalho, o fluxo de vendas…

Use a tecnologia a seu favor

É nessas horas que investir em um bom software faz toda a diferença. Estudos revelam que representantes de vendas experimentaram uma melhoria de 40% nas taxas de ganho ao usar o software de proposta online.

Ferramentas de gestão de propostas, como o Proposeful, ajudam a tirar o peso desse processo de criação e gerenciamento da proposta, deixando tudo mais prático e eficiente.

Com ele, você não precisa perder tempo escrevendo suas propostas do zero, pois você tem acesso a modelos prontos e otimizados, que já contam com uma estrutura clara, profissional, com um design impactante e personalizável. 

Dessa forma, é só selecionar o modelo que quiser e personalizá-los de acordo com as especificidades de cada cliente, sem complicações. Assim, o processo que antes levava horas, se completa em poucos minutos.

E não é só isso: você vai além da criação de propostas. É possível enviá-las em um link interativo, como uma página web, que encanta o cliente. Após o envio, você acompanha em tempo real se a proposta foi aberta, quando isso aconteceu e quanto tempo o cliente dedicou a cada seção. 

Esses dados permitem um follow-up estratégico, pois você sabe exatamente o momento ideal para entrar em contato, personalizando sua abordagem com base no engajamento do cliente.

Esse tipo de tecnologia é um investimento que, além de ajudar a aumentar a taxa de aceitação das suas propostas, vai auxiliar na organização do fluxo e garantir que as suas propostas cheguem ainda mais longe.

Transforme suas propostas em resultados

Aumentar a taxa de aceitação das propostas não é só uma questão de sorte ou então do preço do seu serviço. É um processo que conta com estratégia, cuidado e consistência: desde a criação de uma proposta clara e impactante até a qualificação do cliente, cada detalhe conta para transformar leads em vendas. 

Personalizar a abordagem, agir com rapidez, motivar o cliente com urgência estratégica e manter um follow-up proativo são passos que colocam você à frente da concorrência e acima da média do mercado.

Ferramentas como o Proposeful elevam esse processo a outro nível, simplificando a criação, entrega e acompanhamento das propostas. E, além de ter mais conversões, essas práticas e tecnologias trazem previsibilidade nas vendas e confiança para planejar o futuro do seu negócios.

Enfim, não deixe que o silêncio ou o “não” sejam a resposta – transforme suas propostas em ferramentas poderosas de conversão e veja suas vendas irem às alturas!