6 Benefícios de Usar um Software de Proposta Comercial para Pequenas Empresas

Criar propostas comerciais bem feitas e que convertam é um dos grandes desafios das pequenas empresas com recursos limitados. Entre prazos apertados e a pressão para fechar negócios, a qualidade das propostas muitas vezes pode ficar em segundo plano. 

Felizmente, um software de proposta comercial pode mudar isso. Com ferramentas práticas, ele economiza tempo e eleva o profissionalismo. Por isso, listamos os benefícios de usar um software de proposta comercial para pequenas empresas, mostrando como essa tecnologia pode impulsionar suas vendas – e dar um “up” na sua imagem.

Mas… o que é um software de proposta comercial?

Antes de tudo, vale ressaltar que um software de proposta comercial é uma ferramenta digital feita para tornar mais simples o processo de criação, gestão e envio de propostas comerciais. 

Essa tecnologia permite que os usuários, como pequenas empresas, freelancers ou equipes de vendas, elaborem documentos profissionais a partir de templates pré-prontos, personalizem informações como preços, prazos e detalhes do cliente, e enviem as propostas por e-mail ou links interativos. 

Em geral, esses softwares são fáceis de usar e têm uma interface bem intuitiva, permitem personalizar as cores e conteúdo,  trazem bibliotecas de modelos prontos e opções para exportar propostas como PDFs ou então para acessá-las em dispositivos móveis. 

Usados especialmente para enviar orçamentos e propostas de serviços, esses softwares substituem processos manuais, como planilhas e documentos de texto, sendo uma mão na roda para organizar e agilizar a comunicação com os clientes.

Os benefícios para pequenas empresas

As pequenas empresas, diferente de grandes corporações que contam com muitos recursos e equipes especializadas, enfrentam desafios únicos, como tempo limitado e orçamentos curtos. 

Assim, soluções práticas como um software de propostas podem fazer a diferença no dia a dia. Vamos entender o porquê.

#1 Tempo será poupado

Segundo a Forbes, 64,8% do tempo dos representantes de vendas são gastos em atividades não geradoras de receita, enquanto apenas 35,2% para funções relacionadas à venda. 

Ferramentas especializadas para envio de propostas permitem que você prepare modelos de proposta para sua equipe personalizar para cada cliente rapidamente. O processo de personalização e envio de propostas, que antes podia levar até mais de uma hora, passa a ser feito em poucos cliques.

Além disso, o impacto visual de uma proposta online como a do Proposeful ajuda a transmitir uma imagem profissional e tecnológica para a empresa e a destacar você dos concorrentes.

Essa eficiência permite que mesmo equipes pequenas gerenciem mais oportunidades de negócio, mantendo a organização mesmo em períodos de alta demanda. 

#2 Os erros serão reduzidos

Além de poupar tempo ao não precisar escrever uma proposta nova para cada cliente, usar modelos prontos faz com que elas sejam padronizadas, e isso diminui erros de digitação e a necessidade de ficar revisando o documento.

Além disso, erros de cálculo, como preços incorretos ou condições desatualizadas, param de aparecer. Isso porque os softwares de proposta, como o Proposeful, permitem criar produtos diretamente na plataforma, e as informações como descrições e preços ficam cadastradas, garantindo consistência. 

Ainda, contam com cálculos automáticos de descontos e quantidades, que também simplificam o processo, reduzindo o risco de erros manuais. Quem nunca errou uma conta de matemática? É algo que estamos suscetíveis a passar.

E se sua empresa sofre com vendedores enviando propostas fora do padrão ou modificando partes que não deveriam, isso será coisa do passado. Um software de propostas como o Proposeful permite personalizar os níveis de acesso da sua equipe e garantir que não modifiquem partes essenciais da sua proposta.

#3 Maior Impacto Visual

Veja a diferença entre receber uma proposta simples e uma proposta online feita em uma ferramenta especializada.

Assim, as pequenas empresas não precisam gastar com designers para criar propostas visualmente profissionais. Podendo colocar a logo da empresa, adicionar cores e fontes personalizadas, os editores presentes nos softwares permitem que as propostas reflitam a identidade da marca.

Um visual assim, consistente e profissional, ajuda a causar uma primeira impressão memorável e impacta o cliente, gerando mais confiança e credibilidade. 

Isso acaba sendo um diferencial na hora de conquistar novos negócios em um mercado tão competitivo, e não são meras suposições; estudos mostram que propostas visualmente atraentes convertem 45% melhor!

#4 Melhora a experiência do cliente

Um fator que está diretamente ligado ao impacto visual da proposta é a experiência do cliente. Além do design atrativo, propostas criadas com softwares costumam oferecer uma experiência mais fluida aos clientes, com links interativos, imagens, vídeos e navegação intuitiva.

Clientes podem visualizar ou aceitar propostas diretamente na plataforma, sem trocas de e-mails confusas. Além disso, o próprio tempo poupado, refletido em um envio rápido, reforça essa experiência positiva. 

Com isso, pequenas empresas se destacam ao oferecer uma experiência moderna e profissional, conquistando o cliente já por esse atendimento diferenciado, o qual já vimos que tem um impacto forte na taxa de aceitação das propostas.

#5 A equipe poderá acompanhar em tempo real

Alguns softwares de proposta permitem acompanhar o status da sua proposta em tempo real. Ou seja, assim que o cliente abre a proposta, o vendedor recebe uma notificação dessa interação.

No Proposeful, por exemplo, você ainda consegue saber quanto tempo o cliente passou em cada seção da proposta (como a introdução ou o preço). Isso permite agir rápido, pois a equipe saberá quando enviar um follow-up bem direcionado e no momento certo.

Isso aumenta as chances de fechar negócios, já que follow-ups personalizados, baseados no comportamento do cliente, têm uma taxa de resposta 42% maior. 

Por exemplo, se o cliente passou mais tempo na seção de apresentação dos serviços, pode ter dúvidas sobre funcionalidades, enquanto um foco maior na seção de preços pode indicar preocupações com o valor.

Com essas informações, a equipe de vendas pode adaptar o follow-up, abordando diretamente as possíveis dúvidas ou objeções do cliente, tornando a comunicação mais eficaz.

#6 Facilidade para colaboração e centralização

Muitos softwares de propostas comerciais permitem que membros da equipe editem ou revisem propostas em tempo real, ideal para pequenas empresas onde várias pessoas (ex.: vendedor e gerente) precisam aprovar o documento. 

Recursos como comentários, permissões de acesso ou planos compartilhados garantem que as alterações sejam coordenadas, de forma que todos da equipe possam ficar a par, o que otimiza o trabalho em equipe.

Por exemplo, um vendedor pode criar uma proposta e enviá-la ao gerente para aprovação diretamente na plataforma, sem trocar e-mails.

Além disso, um software de proposta comercial armazena todas as propostas em uma única plataforma, facilitando o acesso e a gestão. As pequenas empresas podem organizar propostas por cliente, projeto ou status (ex.: enviada, visualizada, aprovada), eliminando a bagunça de planilhas ou e-mails perdidos.  

Como escolher o software de proposta comercial certo para sua pequena empresa

Para escolher o software de proposta comercial ideal, é preciso avaliar diversos fatores, como:

• Facilidade de uso;
• Funcionalidades práticas;
• Alinhamento com as necessidades;
• Custo benefício

Um bom software deve oferecer modelos prontos de qualidade e que sejam personalizáveis para agilizar a criação e o envio de propostas mantendo o padrão e o profissionalismo. Ainda, é importante ter recursos como cálculos de descontos e de quantidades para garantir precisão e tirar essa preocupação da equipe de vendas.

Ferramentas como o Proposeful, por exemplo, entregam essas funcionalidades em uma interface intuitiva, que não exige um treinamento complexo e conta com um valor acessível, perfeito para pequenas empresas.

Priorizar soluções que combinam eficiência, organização e impacto visual ajuda a maximizar resultados com os recursos limitados, algo que faz parte da rotina dessas empresas.

Para empresas pequenas, que precisam se posicionar contra concorrentes maiores e aproveitar melhor os potenciais clientes, investir em uma ferramenta de propostas costuma ter um excelente retorno devido à economia de tempo e aumento no fechamento de propostas.