Se alguém lhe dissesse que 20% de seus clientes contribuem com 80% de suas receitas, você concordaria? Se você desenhasse um Diagrama de Pareto, seria provável que encontrasse números semelhantes. De acordo com o que foi descoberto pelo economista italiano Vilfredo Pareto no século XIX, uma parcela pequena de qualquer amostra é responsável pela maior parte dos resultados.
Essa distribuição se repete frequentemente em economia, gestão de qualidade e, acredite, no seu trabalho.
O Princípio de Pareto
Em 1906, o Pareto observou que 80% das terras na Itália pertenciam a apenas 20% da população. Não é incomum que a distribuição de renda seja concentrada, e talvez seja o exemplo mais claro do Princípio de Pareto. Entretanto, o economista descobriu que o Princípio se repetia em outras áreas também, como quando constatou que 80% das ervilhas de uma plantação nasciam em 20% das vagens.
Muito usado em administração e economia, o Princípio de Pareto indica tendências como:
- 20% dos membros de uma equipe contribuem para 80% dos resultados
- 80% das vendas de uma empresa são geradas por 20% de seus produtos
- 20% dos consumidores de um serviço somam 80% das reclamações efetuadas
- 80% da população de carros em uma cidade é composta de 20% dos modelos disponíveis
A essa altura talvez você já esteja pensando em exemplos do cotidiano onde essa mesma regra se aplica. A distribuição 80/20 não é sempre exata, mas serve como representação. O Princípio de Pareto, em sua essência, é sobre diferenciar os “poucos vitais” dos “muitos triviais”. Nesse sentido, é possível utilizar essa análise para encontrar novas formas de conseguir maiores resultados com esforços menores.
O Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto é uma representação das informações analisadas, utilizada para identificar os “poucos vitais”. A análise se inicia organizando os fatores responsáveis pelo efeito que está sendo analisado em categorias. Com isso feito, ordena-se os elementos da amostra em um Diagrama de Pareto, que servirá como guia para a análise.
Para ilustrar o processo, vamos criar um Diagrama de Pareto passo a passo para analisar um problema real.
Exemplo de Análise
Vamos analisar a situação de uma empresa que frequentemente entrega os projetos de clientes com atrasos. A frequência com a qual isso ocorre começou a prejudicar a reputação da empresa e a custar clientes para ela. O Diagrama de Pareto funciona muito bem num contexto desses, onde se procura analisar um problema que tem causas diversas a fim de procurar a melhor forma de corrigir a situação.
Separando as Causas
O primeiro passo é identificar as possíveis causas para os atrasos em questão. Para isso, a empresa analisou 20 projetos com atraso entregues num período de 12 meses e levantou a principal causa de atraso para cada um deles. Vamos organizar essas informações em uma tabela:
| Projeto | Dias de Atraso | Principais Causas |
|---|---|---|
| Projeto 1 | 15 | atraso na aprovação |
| Projeto 2 | 12 | atraso do fornecedor |
| Projeto 3 | 30 | atraso na aprovação |
| Projeto 4 | 12 | atraso do fornecedor |
| Projeto 5 | 8 | atraso na aprovação |
| Projeto 6 | 7 | atraso do fornecedor |
| Projeto 7 | 12 | falta de serviço especializado |
| Projeto 8 | 10 | atraso do fornecedor |
| Projeto 9 | 14 | atraso na aprovação |
| Projeto 10 | 15 | mudança de escopo |
| Projeto 11 | 20 | atraso na aprovação |
| Projeto 12 | 8 | falha técnica |
| Projeto 13 | 40 | mudança de escopo |
| Projeto 14 | 7 | indisponibilidade da equipe |
| Projeto 15 | 4 | atraso na aprovação |
| Projeto 16 | 12 | atraso na aprovação |
| Projeto 17 | 8 | atraso do fornecedor |
| Projeto 18 | 12 | atraso do fornecedor |
| Projeto 19 | 28 | atraso na aprovação |
| Projeto 20 | 8 | falha da gestão |
Agora, podemos agrupar as causas de atraso e calcular a frequência com a qual ocorreram. A categorização dos itens é um dos passos mais importantes na elaboração de um Diagrama de Pareto. Itens que são muito semelhantes ou tenham as mesmas origens podem ser agrupados em uma categoria só. Da mesma forma, pode ser necessário quebrar categorias em itens menores para uma análise mais precisa.
Caso o Diagrama de Pareto indique dados pouco precisos, a análise poderá ser refeita com uma categorização diferente.
Para os projetos com atraso levantados, temos as seguintes causas, por ordem de frequência decrescente:
| Causas | Projetos Afetados |
|---|---|
| atraso na aprovação | 8 |
| atraso do fornecedor | 6 |
| mudança de escopo | 2 |
| falta de serviço especializado | 1 |
| falha técnica | 1 |
| indisponibilidade da equipe | 1 |
| falha da gestão | 1 |
Agora, basta agrupar essas informações no Diagrama de Pareto para visualizar as informações. No eixo X, temos as categorias que selecionamos, ou seja, as causas identificadas para atrasos nos projetos. No eixo Y, temos a frequência de ocorrência de cada causa, ou seja, em quantos projetos da nossa amostra esse problema foi encontrado:
Agora, finalizamos o Diagrama de Pareto analisando a frequência acumulada. Para isso, vamos traçar uma linha somando o total de projetos afetados por cima do mesmo gráfico:
Analisando o Diagrama de Pareto
Ao analisar um Diagrama de Pareto, normalmente procuramos pelo ponto onde a linha de frequência acumulada começa a crescer mais lentamente. Em nosso exemplo, esse ponto acontece no 3º item. Os itens anteriores a esse ponto nos indicam os problemas que apresentam maior impacto.
Em nosso exemplo, os itens “atraso na aprovação” e “atraso do fornecedor” juntos foram responsáveis por atraso em 14 dos 20 projetos analisados, um total de 70%. Isso quer dizer que, se for possível resolver esses itens completamente, poderemos esperar uma queda de 70% na frequência de atraso de projetos. Essa análise permite focar esforços nos itens que trarão resultados de maior impacto, ao invés de tentar abordar problemas menores que impactam projetos apenas ocasionalmente.
É comum que um Diagrama de Pareto leve a outro. Após a análise de nosso exemplo, surgem duas dúvidas: “quais as causas de atrasos em aprovação?” e “quais dos fornecedores cometem atrasos em entregas?”. Essas duas perguntas podem ser respondidas com a mesma análise, elaborando outro Diagrama de Pareto.
Após identificadas as causa-chave para cada um dos problemas, será muito mais fácil resolver o problema de forma rápida e eficiente.
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